Datenschutz (Kunden)

Datenschutzerklärung für Kunden, Lieferanten, Dienstleister und sonstige Geschäftspartner von ALBERS-IT

Stand: November 2020

1. Einleitung

In dieser Datenschutzerklärung erfahren Sie,

• wie wir mit personenbezogenen Daten im Rahmen unserer Vertragsbeziehung umgehen;
• ob und wie diese Daten verwendet, weitergegeben oder anderweitig verarbeitet werden.

Wie wir mit personenbezogenen Daten im Rahmen Ihrer Nutzung unserer Website umgehen, entnehmen Sie bitte unserer Website-Datenschutzerklärung. 

2. Verantwortlicher

Diese Datenschutzerklärung gilt für die Datenverarbeitung durch uns als Verantwortlicher gem. Art. 4 Abs. 7 Datenschutzgrundverordnung (DSGVO). Unsere Kontaktdaten lauten: 

E-Mail: support[at]albersit.de

3. Begriffsdefinitionen

Soweit diese Datenschutzerklärung keine abweichende Definition beinhaltet oder impliziert, wird im Hinblick auf die verwendeten Begriffe auf die Definitionen in Art. 4 DSGVO verwiesen.

4. Verarbeitung personenbezogener Daten von Kunden
   1. Verarbeitung Ihrer Daten zur Vertragsabwicklung

Im Rahmen der Bearbeitung Ihrer Aufträge verarbeiten wir Daten von Ihnen, die u.U. Personenbezug aufweisen können. Zu den verarbeiteten Daten gehören Stammdaten (z.B., Namen und Adressen), Kontaktdaten (z.B. E-Mailadressen und Telefonnummern) sowie Vertragsdaten (z.B., in Anspruch genommene Leistungen, Vertragsinhalte, vertragliche Kommunikation, Namen von Kontaktpersonen) und Zahlungsdaten (z.B., Bankverbindungen, Zahlungshistorie). Diese Daten werden von uns zur Vertragserfüllung benötigt. Sollten darunter personenbezogene Daten sein, so geschieht die Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO.

Grundsätzlich erfolgt eine Löschung der Daten, sobald diese für die Erreichung des angegebenen Zwecks nicht mehr erforderlich sind. Alle für Vertragszwecke verarbeiteten Daten sind für den Umgang mit etwaigen Gewährleistungs- und vergleichbaren Pflichten mindestens für die Dauer der jeweiligen Rechtspflicht erforderlich. Die Erforderlichkeit der Aufbewahrung der Daten wird alle drei Jahre überprüft.

Zur Leistungserbringung setzen wir Auftragsverarbeiter ein, die wir sorgfältig ausgewählt, mit denen wir eine Vereinbarung nach Art. 28 DSGVO geschlossen haben und deren Zuverlässigkeit wir regelmäßig überprüfen.

4.2 Im Rahmen der Kontaktaufnahme per E-Mail

E-Mails, die Sie an uns und wir an Sie übermitteln, verarbeiten wir mittels der Dienste unseres E-Mail-Providers, den wir sorgfältig ausgewählt haben und dessen Zuverlässigkeit wir regelmäßig überprüfen. Dieser verarbeitet personenbezogene Daten in unserem Auftrag, um uns die E-Mail-Kommunikation mit Ihnen zu ermöglichen. Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten geschieht auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Wir löschen die Daten, sofern diese nicht mehr erforderlich sind oder – im Falle von gesetzlichen Aufbewahrungspflichten – schränken wir die Verarbeitung ein. Die Erforderlichkeit überprüfen wir alle sechs Monate.

Widerspruchsrecht: Sie haben das Recht, gemäß Art. 21 DSGVO Widerspruch gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten einzulegen, soweit dafür Gründe vorliegen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben oder sich der Widerspruch gegen Direktwerbung richtet. Im letzteren Fall haben Sie ein generelles Widerspruchsrecht, das ohne Angabe einer besonderen Situation von uns umgesetzt wird. Möchten Sie von Ihrem Widerspruchsrecht Gebrauch machen, können Sie uns das per E-Mail an support@albersit.de mitteilen. Alternativ stehen Ihnen dazu auch die oben unter Ziffer 2. genannten Kontaktdaten zur Verfügung.

4.3 Im Rahmen der Kontaktaufnahme per Telefon

Wenn Sie mit uns Kontakt per Telefon aufnehmen, benötigen wir Ihre personenbezogenen Daten (z.B. Name, Telefonnummer, Anschrift oder E-Mail-Adresse), um Ihre Anfrage bzw. Ihr Anliegen zu bearbeiten. Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten geschieht auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO.

Wir löschen diese Daten, sofern sie nicht mehr erforderlich sind oder – im Falle von gesetzlichen Aufbewahrungspflichten – schränken wir deren Verarbeitung ein. Die Erforderlichkeit überprüfen wir alle sechs Monate.

4.4 Verarbeitung Ihrer Daten für Zwecke des Marketings

Wir verarbeiten Ihre Kunden-, Kontakt-, Zahlungsdaten und ihre Vertragshistorie um Ihnen Informationen über unser Unternehmen, unsere Dienstleistungen und Produkte zukommen zu lassen. Dies geschieht zur Verbesserung und Entwicklung unserer Services und Produkte und um Ihnen eine kundenindividuelle Ansprache mit maßgeschneiderten Angeboten und Produkten anbieten zu können. Die Rechtsgrundlage für diese Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

4.5 Verarbeitung Ihrer Daten für Zwecke der Kontaktverwaltung

Wir speichern Stammdaten (z.B., Namen und Adressen), Kontaktdaten (z.B. E-Mailadressen und Telefonnummern) sowie Vertragsdaten (z.B., in Anspruch genommene Leistungen, Vertragsinhalte, vertragliche Kommunikation, Namen von Kontaktpersonen) von Kunden, Interessenten, Lieferanten und sonstigen Geschäftspartnern z.B. zwecks späterer Kontaktaufnahme. Diese personenbezogenen Daten können in einem CRM System („Customer-Relationship-Management System“) oder vergleichbaren Systemen zu Anfragenorganisation gespeichert werden. Dies ermöglicht uns die effiziente Organisation der eingehenden Kontakte. Diese Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten geschieht auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO.

Zum Zwecke der Kontaktverwaltung setzen wir Auftragsverarbeiter ein, die wir sorgfältig ausgewählt, mit denen wir eine Vereinbarung nach Art. 28 DSGVO geschlossen haben und deren Zuverlässigkeit wir regelmäßig überprüfen.

Widerspruchsrecht: Sie haben das Recht, gemäß Art. 21 DSGVO Widerspruch gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten in einem CRM-System einzulegen, soweit dafür Gründe vorliegen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben oder sich der Widerspruch gegen Direktwerbung richtet. Im letzteren Fall haben Sie ein generelles Widerspruchsrecht, das ohne Angabe einer besonderen Situation von uns umgesetzt wird. Möchten Sie von Ihrem Widerspruchsrecht Gebrauch machen, können Sie uns das per E-Mail an suport@albersit.de mitteilen. Alternativ stehen Ihnen dazu auch die oben unter Ziffer 2 genannten Kontaktdaten zur Verfügung.

4.6 Verarbeitung Ihrer Daten für Zwecke der Buchhaltung

Zudem verarbeiten wir Ihre Stamm- sowie Vertragsdaten zu Buchhaltungszwecken. Diese Verarbeitung erfolgt zum einen auf Grundlage gesetzlicher Verpflichtungen gem. Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO sowie zum anderen auf Grundlage unseres Interesses an einer effizienten Ausgestaltung der Buchhaltungsabläufe, gem. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Zum Zwecke der Buchhaltung setzen wir Auftragsverarbeiter ein, die wir sorgfältig ausgewählt, mit denen wir eine Vereinbarung nach Art. 28 DSGVO geschlossen haben und deren Zuverlässigkeit wir regelmäßig überprüfen.

Nach gesetzlichen Vorgaben in Deutschland sind wir darüber hinaus verpflichtet, bestimmte Daten aufzubewahren bzw. zu speichern, so dass wir diese auch nach Zweckerreichung nicht löschen bzw. vernichten dürfen; Art. 17 Abs. 3 lit. b DSGVO. Davon betroffen sind Stammdaten (z.B., Namen und Adressen), Kontaktdaten (z.B. E-Mailadressen und Telefonnummern), Vertragsdaten (z.B., in Anspruch genommene Leistungen, Vertragsinhalte, vertragliche Kommunikation, Namen von Kontaktpersonen) und Zahlungsdaten (z.B. Bankverbindungen, Zahlungshistorie).

So ist die Aufbewahrung bzw. Speicherung insbesondere von Büchern, Aufzeichnungen, Inventaren, Jahresabschlüssen, Lageberichten, die Eröffnungsbilanz sowie die jeweils zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen, der empfangenen und abgesandten Handels- oder Geschäftsbriefe, der Buchungsbelege sowie von sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind gemäß § 147 Abs. 1 AO für zehn Jahre vorgeschrieben. Dies gilt auch für die in den vorstehend genannten Dokumenten etwaig enthaltene personenbezogenen Daten von Betroffenen. Die Rechtsgrundlage für diese Aufbewahrung bzw. Speicherung ist Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO.

4.7 Übermittlung Ihrer Daten an externe Berater und Berufsgeheimnisträger und zur Buchhaltung

Darüber hinaus übermitteln wir unter Umständen Ihre personenbezogenen Daten an Berater wie z.B. Steuerberater, Rechtsanwälte, Wirtschaftsprüfer oder Buchhalter. Dies geschieht in unserem Interesse an rechtskonformen Betriebsabläufen bzw. zur Finanzbuchhaltung. Die Rechtsgrundlage hierfür ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO bzw. § 24 Abs. 1 Nr. 2 BDSG n.F.

5. Löschung von Daten

Die von uns verarbeiteten Daten werden nach Maßgabe des Art. 17 DSGVO gelöscht oder nach Art. 18 DSGVO in ihrer Verarbeitung eingeschränkt. 

Sofern im Rahmen dieser Datenschutzerklärung nichts Abweichendes geregelt ist, werden die von uns verarbeiteten Daten gelöscht, sobald sie für ihre Zweckbestimmung nicht mehr erforderlich sind und der Löschung keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen. Die Erforderlichkeit überprüfen wir alle sechs Monate. Sofern die Daten nicht gelöscht werden, weil sie für andere, gesetzlich zulässige Zwecke erforderlich sind, wird deren Verarbeitung eingeschränkt. D.h. die Daten werden gesperrt und nicht verwendet. Das gilt z.B. für Daten, die aus handels- oder steuerrechtlichen Gründen aufbewahrt werden müssen.

Nach gesetzlichen Vorgaben in Deutschland erfolgt die Aufbewahrung bzw. Speicherung insbesondere von Büchern, Aufzeichnungen, Inventaren, Jahresabschlüssen, Lageberichten, die Eröffnungsbilanz sowie die jeweils zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen, der empfangenen und abgesandten Handels- oder Geschäftsbriefe, der Buchungsbelege sowie von sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind gemäß § 147 Abs. 1 AO für zehn Jahre. Dies gilt auch für die in den vorstehend genannten Dokumenten etwaig enthaltenen personenbezogenen Daten von Betroffenen.

6. Übermittlung in Drittstaaten

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten grundsätzlich innerhalb der Europäischen Union oder des Europäischen Wirtschaftsraumes. Sofern jedoch eine Verarbeitung in einem Drittstatt erforderlich wird, erfolgt diese nur dann, wenn eine gesetzliche Erlaubnis nach den Art. 44 ff. DSGVO einschlägig ist.

7. Betroffenenrechte

Sie haben das Recht:

• gemäß Art. 15 DSGVO Auskunft über Ihre von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten zu verlangen. Insbesondere können Sie Auskunft über die Verarbeitungszwecke, die Kategorie der personenbezogenen Daten, die Kategorien von Empfängern, gegenüber denen Ihre Daten offengelegt wurden oder werden, die geplante Speicherdauer, das Bestehen eines Rechts auf Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung oder Widerspruch, das Bestehen eines Beschwerderechts, die Herkunft ihrer Daten, sofern diese nicht bei uns erhoben wurden, sowie über das Bestehen einer automatisierten Entscheidungsfindung einschließlich Profiling und ggf. aussagekräftigen Informationen zu deren Einzelheiten verlangen;
• gemäß Art. 16 DSGVO unverzüglich die Berichtigung unrichtiger oder Vervollständigung Ihrer bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten zu verlangen;
• gemäß Art. 17 DSGVO die Löschung Ihrer bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten zu verlangen, soweit nicht die Verarbeitung zur Ausübung des Rechts auf freie Meinungsäußerung und Information, zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung, aus Gründen des öffentlichen Interesses oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist;
• gemäß Art. 18 DSGVO die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen, soweit die Richtigkeit der Daten von Ihnen bestritten wird, die Verarbeitung unrechtmäßig ist, Sie aber deren Löschung ablehnen und wir die Daten nicht mehr benötigen, Sie jedoch diese zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen benötigen oder Sie gemäß Art. 21 DSGVO Widerspruch gegen die Verarbeitung eingelegt haben;
• gemäß Art. 20 DSGVO Ihre personenbezogenen Daten, die Sie uns bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesebaren Format zu erhalten oder die Übermittlung an einen anderen Verantwortlichen zu verlangen;
• gemäß Art. 77 DSGVO sich bei einer Aufsichtsbehörde zu beschweren. In der Regel können Sie sich hierfür an die Aufsichtsbehörde Ihres üblichen Aufenthaltsortes oder Arbeitsplatzes oder unseres Unternehmenssitzes wenden.

8. Widerruf von erteilten Einwilligungen

Sollten wir Ihre personenbezogenen Daten auf Grundlage einer von Ihnen dazu erteilten Einwilligung gem. Art 6 Abs. 1 lit. a DSGVO verarbeiten, haben Sie das Recht uns ggf. erteilte Einwilligungen gem. Art. 7 Abs. 3 DSGVO mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen.

Möchten Sie von Ihrem Widerrufsrecht Gebrauch machen, können Sie uns das per E-Mail an support@albers-it.com mitteilen. Alternativ stehen Ihnen dazu auch die oben unter Ziffer 2. genannten Kontaktdaten zur Verfügung.

8.1 Widerspruch bei Verarbeitung auf Grundlage berechtigten Interesses

Sofern wir Ihre personenbezogenen Daten auf Grundlage unserer berechtigten Interessen gemäß Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO verarbeiten, haben Sie das Recht, gemäß Art. 21 DSGVO Widerspruch gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten einzulegen, soweit dafür Gründe vorliegen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben oder sich der Widerspruch gegen Direktwerbung richtet. Im letzteren Fall haben Sie ein generelles Widerspruchsrecht, das ohne Angabe einer besonderen Situation von uns umgesetzt wird.

Möchten Sie von Ihrem Widerspruchsrecht Gebrauch machen, können Sie uns das per E-Mail an support@albersit.de mitteilen. Alternativ stehen Ihnen dazu auch die oben unter Ziffer 2. genannten Kontaktdaten zur Verfügung.

9. Sicherheitsmaßnahmen

Wir treffen organisatorische, vertragliche und technische Sicherheitsmaßnahmen entsprechend dem Stand der Technik, um sicherzustellen, dass die Vorschriften der Datenschutzgesetze eingehalten werden und um damit die durch uns verarbeiteten Daten gegen zufällige oder vorsätzliche Manipulationen, Verlust, Zerstörung oder gegen den Zugriff unberechtigter Personen zu schützen. 

10. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir behalten uns das Recht vor, unsere Datenschutzerklärung zu ändern, falls dies aufgrund neuer Technologien oder Änderungen unserer Datenverarbeitungsprozesse notwendig sein sollte oder um sie an Änderungen der für uns maßgeblichen Rechtslage anzupassen; wir werden Sie über die Änderungen rechtzeitig informieren.